フリーランスのエンジニアが請求書を発行し、後に記載事項にミスがあることに気付いたらすぐに対応しなければなりません。
まず、相手に渡す前にミスに気付いた場合はすぐに訂正しましょう。
とはいえ、一般的な文書のように二重線を引き、訂正印を押して修正する方法はおすすめしません。
請求書はお金のやり取りに直接関わる文書なので、正確さが何よりも重視されるからです。
また、請求書がそのように訂正されたものではクライアントから不審がられたり、心配されてしまったりすることがあります。
そこでミスを修正するのではなく、その請求書は破棄して新しく作り直す方が良いでしょう。
請求書を相手に送ってから誤りに気付いた場合も、すぐに行動すべきです。
気付いたらすぐに相手に電話をかけ、請求書に誤りがあったことを報告します。
メールで済まさず、こちらの誠意が伝わる電話の方が良いでしょう。
メールでは読んでもらったかどうかが確認しにくいため、確実に伝えるうえでも電話で直接話した方が良いのです。
電話を済ませたら、正確な請求書を作り直して送付します。
請求書のほか、一緒にお詫びの文書も添えることで相手の感情も和らげられるでしょう。
そして、誤りがあった分の請求書を破棄するよう、クライアントに依頼することも忘れてはいけません。
新しい請求書には再発行したものとわかるように、再発行のスタンプを押したり、備考欄に再発行したとの注記を加えたりすると良いです。